POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

En cumplimiento de las disposiciones contenidas en el artículo 15 de la Constitución Política, Ley 1581 de 2012, Decreto reglamentario 1377 de 2013, y demás normas que lo modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen, la compañía EL BACKOFFICE S.A.S., en adelante EL BACKOFFICE comprometida con el respeto y garantía de los derechos de sus afiliados, proveedores, empleados y terceros en general, da a conocer las políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales que se encuentran guardados y custodiados en nuestra base de datos, las cuales son de obligatorio cumplimiento en todas las actividades que involucre, total o parcialmente, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o transferencia de dicha información.

La presente Política de Tratamiento de Información Personal es de obligatorio cumplimiento para EL BACKOFFICE, en calidad de responsable, así como para todas las compañías aliadas, filiales o que hacen parte del grupo empresarial de esta.


1. MARCO JURÍDICO

La presente Política de Tratamiento de la información personal tiene su sustento normativo en el artículo 15 de la Constitución Política, en la Ley 1581 de 2012, Decreto reglamentario 1377 de 2013, los cuales disponen:

Constitución Política

Artículo 15. Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución.

La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

Para efectos tributarios o judiciales y para los casos de inspección, vigilancia e intervención del Estado podrá exigirse la presentación de libros de contabilidad y demás documentos privados, en los términos que señale la ley.

Ley Estatutaria 1581 de 2012

“ Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”

Decreto reglamentario 1377 de 2013

"Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012"


2. INFORMACIÓN GENERAL DE EL BACKOFFICE COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES


  1. Razón social:

  2. NIT.

  3. Domicilio:

  4. Teléfono:

  5. Correo electrónico:

  6. Página web:

El Backoffice S.A.S.

900.764.583 – 5

Medellín

+57 322 544 33 68

soporte@talentu.co

https://www.talentu.co/

3. OBJETO DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES


La Política de Tratamiento de datos personales tiene por objeto desarrollar y dar a conocer al público en general los lineamientos corporativos y de Ley bajo los cuales EL BACKOFFICE realizará el tratamiento de los datos personales, la finalidad del tratamiento, los derechos que le asisten a los titulares, así como los procedimientos internos y externos que existen para el ejercicio de tales derechos ante EL BACKOFFICE, entre otros.

4. DEFINICIONES LEGALES

Para efectos de la ejecución de la presente política y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicables las siguientes definiciones:

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;

  1. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

  1. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea cliente, proveedor, empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial o jurídica, suministre datos personales a EL BACKOFFICE.

  1. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión

  1. Dato personal : Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

  1. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

  1. Datos sensibles : Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

  1. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

  1. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Cuando un término usado está definido en la presente Política de tratamiento de información, se estará a esa definición. Asimismo cuando un término usado no esté definido expresamente en este documento ni en la Ley aplicable, se estará al significado literal de las estipulaciones, siempre que tal interpretación resulte consistente con el objeto de la Política de tratamiento de información.


5. PRINCIPIOS QUE GOBIERNAN EL ACTUAR DE EL BACKOFFICE EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Los principios que rigen el Tratamiento de los Datos Personales por parte de EL BACKOFFICE, son los siguientes:


6. DERECHOS QUE LE ASISTEN A LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

  1. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;

  1. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

  1. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

  1. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

  1. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.


7. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

EL BACKOFFICE actuando como Responsable del Tratamiento ha adoptado procedimientos para solicitarle, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos personales, su autorización para el Tratamiento de los mismos e informarle cuáles son los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del Tratamiento para las cuales se obtiene su consentimiento.

Se entenderá que el Titular ha otorgado a EL BACKOFFICE Autorización para el Tratamiento de sus datos personales cuando ésta se manifieste: (i) por escrito; (ii) de forma oral; o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que éste otorgó a EL BACKOFFICE la autorización respectiva. En ningún caso el silencio será entendido como una conducta inequívoca.

No obstante lo anterior, la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: (i) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (ii) Datos de naturaleza pública; (iii) Casos de urgencia médica o sanitaria; (iv) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y (v) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

7.1 Detalles de los Permisos Solicitados al Conectar el Correo Electrónico

Al conectar su correo electrónico con nuestra plataforma, el usuario otorga permisos específicos para acceder y utilizar cierta información básica del perfil del usuario, así como para enviar y gestionar correos electrónicos en su nombre. Estos permisos incluyen:

  1. Realizar, a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, actividades de mercadeo, promoción y/o publicidad propia o de terceros, venta, facturación, gestión de cobranza, recaudo, programación, soporte técnico, inteligencia de mercados, mejoramiento del servicio, verificaciones y consultas, control, comportamiento, hábito y habilitación de medios de pago, prevención de fraude, así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios, actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de nuestro objeto social.

  2. Acceso a información básica del perfil del usuario: Esto permite a EL BACKOFFICE acceder a información básica del perfil del usuario, como su nombre y foto de perfil. Es importante destacar que este permiso no proporciona acceso a información privada o sensible del usuario.

  3. Acceso a la dirección de correo electrónico del usuario: Se solicita acceso a la dirección de correo electrónico del usuario. Este permiso puede ser útil para verificar la identidad del usuario o enviar correos electrónicos en su nombre. Es importante señalar que este permiso no proporciona acceso a la bandeja de entrada del usuario ni a otros correos electrónicos.

  4. Envío de correos electrónicos a través de la cuenta del usuario en nombre del usuario: Este permiso permite a EL BACKOFFICE enviar correos electrónicos en nombre del usuario a través de su cuenta de correo electrónico. Es relevante destacar que este permiso no otorga acceso a la bandeja de entrada ni a otros correos electrónicos del usuario.

  5. Acceso y administración de eventos del calendario del usuario: Se solicita acceso y permiso para administrar los eventos del calendario del usuario. Esto puede incluir la creación, edición o eliminación de eventos en el calendario del usuario. Es importante tener en cuenta que este permiso otorga acceso completo a los eventos del calendario del usuario, incluidos los eventos privados.

EL BACKOFFICE se compromete a utilizar esta información y estos permisos únicamente para los fines expresamente autorizados por el usuario y en cumplimiento de las disposiciones legales vigentes en materia de protección de datos personales. Asimismo, garantizamos que la información recopilada será tratada con la misma confidencialidad y seguridad que el resto de los datos personales recopilados y procesados por nuestra empresa.

El usuario tiene el derecho de revocar en cualquier momento su autorización para la conexión del correo electrónico y gestionar los permisos otorgados. Para ejercer estos derechos u obtener más información sobre cómo gestionar la conexión del correo electrónico, directamente desde la plataforma en la sección Preferencias de correo, el usuario puede ponerse en contacto con nuestro equipo de servicio al cliente a través de los canales de comunicación indicados en la presente política.


8. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN Y/O SUPRESIÓN DEL DATO

El Titular de los datos personales puede en todo momento solicitar a EL BACKOFFICE como Responsable del Tratamiento, la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que ha otorgado para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

No obstante lo anterior, advertimos que la solicitud de supresión de la información y/o la revocatoria de la autorización no procederá cuando como Titular de los datos personales tenga un deber legal o contractual en virtud del cual deba permanecer en la base de datos de EL BACKOFFICE.


9. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

EL BACKOFFICE realizará el tratamiento de los datos personales con las siguientes finalidades:

  1. Realizar, a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, actividades de mercadeo, promoción y/o publicidad propia o de terceros, venta, facturación, gestión de cobranza, recaudo, programación, soporte técnico, inteligencia de mercados, mejoramiento del servicio, verificaciones y consultas, control, comportamiento, hábito y habilitación de medios de pago, prevención de fraude, así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios, actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de nuestro objeto social.

  1. Generar una comunicación óptima en relación con nuestros servicios, productos, promociones, facturación y demás actividades.

  1. Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios y realizar estudios sobre hábitos de consumo, preferencia, interés de compra, prueba de producto, concepto, evaluación del servicio, satisfacción y otras relacionadas con nuestros servicios y productos.

  1. Prestar asistencia, servicio y soporte técnico de nuestros productos y servicios.

  1. Ofrecer los datos de los candidatos para posibles vacantes de empleo.

  1. Realizar las gestiones necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones inherentes a los servicios prestados por EL BACKOFFICE, estando autorizado incluso, para suministrar la información personal a terceros que considere que deben conocerla para tales fines.

  1. Transmitir, transferir o enajenar a cualquier título los datos personales a terceros nacionales o internacionales con la finalidad de obtener cualquier provecho lícito para EL BACKOFFICE incluso, de tipo económico.

  1. Recargar y transformar la información a diferentes formatos e incluirla en plataformas que permitan su consulta para las finalidades propuestas.

  1. Cumplir con las obligaciones contraídas con nuestros afiliados, aliados, usuarios, proveedores, sus filiales, distribuidores, subcontratistas y demás personas relacionadas directa o indirectamente con el objeto social de EL BACKOFFICE.

  1. Controlar y prevenir el fraude en todas sus modalidades.


10. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES Y CONSULTAS RELACIONADOS CON LA INFORMACIÓN PERSONAL

El Titular de los datos personales o quien esté autorizado debidamente podrá:

  1. Formular solicitudes y consultas para conocer la información personal del Titular que repose en EL BACKOFFICE.

  1. Solicitar la actualización, modificación, rectificación o supresión de los datos del Titular, cuando haya lugar a ello de conformidad con la presente Política y con la Ley aplicable.

  1. Solicitar copia de la autorización otorgada por el Titular a EL BACKOFFICE para realizar el Tratamiento de sus Datos Personales

Estas consultas se podrán realizar de forma gratuita al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

El Titular o quien esté autorizado para ello, podrá formular consultas a EL BACKOFFICE sobre la información personal del Titular a través de los siguientes mecanismos:

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro del término antes indicado, EL BACKOFFICE lo informará al interesado, expresando los motivos y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.


11. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE RECLAMOS Y REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Mediante este procedimiento el Titular o quien esté autorizado debidamente podrá:

  1. Revocar la Autorización para el Tratamiento de Datos.

  1. Presentar reclamos cuando considere que existe un presunto incumplimiento de los deberes de EL BACKOFFICE relacionado con el Tratamiento de Datos Personales, de acuerdo con lo previsto en estas Políticas o en la Ley de Protección de Datos Personales.

Revocatoria de la Autorización del Titular para el Tratamiento de Datos personales.

El Titular podrá revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos en los siguientes eventos:

Lo anterior, sin perjuicio de las normas que EL BACKOFFICE debe observar en materia de retención documental para el cumplimiento de obligaciones formales. En consecuencia, EL BACKOFFICE suprimirá los datos o suspenderá su uso cuando a ello haya lugar, respetando las normas sobre conservación documental que le son aplicables.

El procedimiento para la atención de los reclamos sobre los datos personales del Titular es el siguiente:

El Titular o quien esté autorizado debidamente para ello, podrán formular reclamos a EL BACKOFFICE en relación con el Tratamiento de sus Datos personales, en los siguientes eventos:

La formulación de reclamos deberá realizarse a través de cualquiera de los siguientes canales de atención:

El reclamo presentado por el Titular o por el autorizado para ello, deberá contener como mínimo lo siguiente: (i) Identificación del Titular de los Datos Personales; (ii) Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo; (iii) Datos de contacto y ubicación del Titular de los Datos Personales (Dirección, teléfono, celular, correo electrónico, etc.); y (iv) Los documentos o pruebas que soportan su reclamación. En caso de no contar con la anterior información, se entenderá que el reclamo no se encuentra completo.

Si el reclamo está incompleto, EL BACKOFFICE solicitará al interesado subsanar las fallas o remitir la información o documentación que se requiera dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo por parte de EL BACKOFFICE. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo y se procederá a su archivo.

EL BACKOFFICE cuenta con un término de quince (15) días hábiles para atender el reclamo, contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de recibo en EL BACKOFFICE.

Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro del término antes mencionado, EL BACKOFFICE informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Área Responsable de la Atención de Solicitudes, Consultas y Reclamos

El área de Servicio al Cliente de EL BACKOFFICE es la encargada de recibir las peticiones, consultas y reclamos del Titular de los Datos Personales relacionados con sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el Dato Personal y revocar la Autorización. Así mismo, el área de Servicio al Cliente velará por la oportuna y adecuada respuesta que emita cada una de las áreas de EL BACKOFFICE a las solicitudes, consultas y reclamos de los Titulares de los Datos.


12. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

La presente política de tratamiento de la información personal rige a partir del 1º agosto del año 2019 y hasta el momento en que expresamente se revoque o modifique



AVISO DE PRIVACIDAD

En cumplimiento de las disposiciones contenidas en el artículo 15 de la Constitución Política, Ley 1581 de 2012, Decreto reglamentario 1377 de 2013, y demás normas que lo modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen, la compañía EL BACKOFFICE S.A.S., identificada con el NIT. 900.764.583 – 5 en adelante EL BACKOFFICE, en calidad de responsable del tratamiento de Datos Personales, manifiesta:

    I. INFORMACIÓN GENERAL DE EL BACKOFFICE COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
  1. Razón social: 
  2. NIT. 
  3. Domicilio:
  4. Teléfono:
  5. Correo electrónico:
  6. Página web: 

El Backoffice S.A.S.

900.764.583 – 5

Medellín

+57 322 544 33 68

soporte@talentu.co

https://www.talentu.co/

II. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

EL BACKOFFICE realizará el tratamiento de los datos personales con las siguientes finalidades:

  1. Realizar, a través de cualquier medio en forma directa o a través de terceros, actividades de mercadeo, promoción y/o publicidad propia o de terceros, venta, facturación, gestión de cobranza, recaudo, programación, soporte técnico, inteligencia de mercados, mejoramiento del servicio, verificaciones y consultas, control, comportamiento, hábito y habilitación de medios de pago, prevención de fraude, así como cualquier otra relacionada con nuestros productos y servicios, actuales y futuros, para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de nuestro objeto social.
  2. Generar una comunicación óptima en relación con nuestros servicios, productos, promociones, facturación y demás actividades.
  3. Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios y realizar estudios sobre hábitos de consumo, preferencia, interés de compra, prueba de producto, concepto, evaluación del servicio, satisfacción y otras relacionadas con nuestros servicios y productos.
  4. Prestar asistencia, servicio y soporte técnico de nuestros productos y servicios.
  5. Ofrecer los datos de los candidatos para posibles vacantes de empleo.
  6. Realizar las gestiones necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones inherentes a los servicios prestados por EL BACKOFFICE, estando autorizado incluso, para suministrar la información personal a terceros que considere que deben conocerla para tales fines.
  7. Transmitir, transferir o enajenar a cualquier título los datos personales a terceros nacionales o internacionales con la finalidad de obtener cualquier provecho lícito para EL BACKOFFICE incluso, de tipo económico.
  8. Recargar y transformar la información a diferentes formatos e incluirla en plataformas que permitan su consulta para las finalidades propuestas.
  9. Cumplir con las obligaciones contraídas con nuestros afiliados, aliados, usuarios, proveedores, sus filiales, distribuidores, subcontratistas y demás personas relacionadas directa o indirectamente con el objeto social de EL BACKOFFICE.
  10. Controlar y prevenir el fraude en todas sus modalidades.

 

III. DERECHOS QUE LE ASISTEN A LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

IV. MECANISMOS PARA LA CONSULTA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS Y SUS MODIFICACIONES.

Las políticas de tratamiento de datos personales de EL BACKOFFICE, podrán ser consultadas en https://candidatos.talentu.co/politicas-de-privacidad